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Employee Monthly Expenses

Automatisierte Spesenabrechnung

Employee Monthly Expenses

WAS TUT DER ACCELERATOR?

Employee Monthly Expenses ermöglicht die automatische Generierung von Spesenabrechnungen im Verwaltungssystem, beginnend bei der Erfassung und Verarbeitung der von Mitarbeitern eingesandten Fotos von Belegen. Das Tool prüft zudem die Angemessenheit der eingereichten Spesenabrechnungen und wickelt die Genehmigungsphase vollautomatisch ab.

WARUM SOLLTE
ER IMPLEMENTIERT WERDEN?

Im Verwaltungssystem für die Spesenabrechnung arbeiten sowohl die Mitarbeiter – während der Dateneingabephase – als auch das Verwaltungspersonal, das die Belege manuell kontrollieren und die Genauigkeit der von den Mitarbeitern eingegebenen Daten überprüfen muss. Dieser Prozess hat typischerweise eine Reihe von Nachteilen:
  • Er ist zeitaufwendig.
  • Er ist fehleranfällig.
  • Er ist repetitiv, da die Mitarbeiter und das Back-Office-Personal für jeden Ausgabeposten exakt die gleichen Aktionen ausführen müssen.

WIE FUNKTIONIERT ER?

Employee Monthly Expenses besteht aus einer Batch-Anwendung, die E-Mails empfängt, in denen die Benutzer Fotos ihrer Belege schicken. Die Verarbeitung findet im Offline-Modus statt und umfasst folgende Schritte: Lesen und Erfassen der auf den verschiedenen Belegen angegebenen Informationen; Verbindung mit dem Verwaltungssystem zur Erfassung der ermittelten Kostenpositionen; Versand einer E-Mail-Antwort mit den extrahierten Informationen an den Benutzer.

Zum Monatsende braucht der Mitarbeiter die automatisch erstellte Spesenabrechnung dann nur noch zu überprüfen und zu bestätigen.

WIE EFFEKTIV IST ER?

Employee Monthly Expenses bietet die Möglichkeit, die manuellen Schritte des Einlesens von Belegen und der Erstellung der entsprechenden Abrechnungen zu automatisieren, um auf diese Weise menschliche Fehler und die daraus entstehende repetitive Bearbeitung durch Verwaltung und Mitarbeiter zu reduzieren und so den gesamten Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

In einem Test mit 580 Belegen ermöglichte der Accelerator die automatische Erkennung von 86,3 % der gedruckten und 14,6 % der handschriftlichen Belege, mit einer durchschnittlichen Verarbeitungszeit von 1,7 Sekunden pro Beleg.


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