Die operativen Methoden, mit denen Unternehmen Beschaffungsprozesse verwalten, haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Es gilt nun, die großen Chancen der Digital Transformation zu nutzen, und den größtmöglichen Vorteil aus der Globalisierung der Versorgungsmärkte zu ziehen. In einem komplexen und unbeständigen Umfeld müssen Unternehmen heute in der Lage zu sein, die besten Liefermöglichkeiten in Bezug auf Zuverlässigkeit, Qualität, Nachhaltigkeit und Kostenmit besonderem Augenmerk auf eine Vorabanalyse zum Lieferantenrisiko zu identifizieren. Diese Komplexität wird außerdem auf lokalen Märkten durch gesetzliche Regelungen von Einkaufsprozessen, Auftragsvergaben und Unterverträgen erhöht.
Die neue Suite SQM 3.0© (Supplier Qualification Management) zur Qualifizierung von Lieferanten besteht aus vier skalierbaren und integrierten Komponenten. Durch die hohe Anpassungsfähigkeit der Prozesse und Verfahren können die funktionellen und operativen Anforderungen von Unternehmen aus zahlreichen industriellen Bereichen wie auch im öffentlichen Sektor, optimal unterstützt werden. SQM 3.0© bietet Unternehmen ein End-to-End-Instrument, das auf den neuesten Modellen des Vendor Managements basiert, die von Syskoplan Reply in Zusammenarbeit mit renommierten akademischen Forschungsteams in diesem Bereich identifiziert wurden.
Ein entscheidender Faktor ist die wachsende Sensibilität von Unternehmen bezüglich ihrer gesellschaftlichen Verantwortung. Nachhaltigkeit in all ihren wirtschaftlichen, produktiven, ethischen, gesellschaftlichen und umweltbezogenen Formen, erfordert für das Vendor Management neue Arbeitsinstrumente und Transparenz. Dabei reicht eine einfache Betriebsunterstützung nicht aus. Zusätzlich zu einer starken lokalen Anpassung an die gesetzlichen Vorschriften sind Instrumente zur Entscheidungsanalyse im Bereich Procurement und Purchasing Management erforderlich. Denn eine strukturierte und in Bezug auf Lieferanten einheitliche Verwaltung ist letztlich eine Garantie für die Nachverfolgbarkeit und Transparenz jeder Entscheidung, die von der Einkaufsabteilung eines Unternehmens getroffen wurde.
Informationen bezüglich des eigenen – effektiven oder potenziellen – Lieferantenstamms zu überprüfen, ist heute eine unabdingbare Voraussetzung für alle, die Einkaufsentscheidungen treffen. Die vorliegenden Informationen müssen mit den Informationen externer Datenbanken ergänzt und anschließend anhand objektiver Parameter bewertet werden. Moderne Technologie, mit Modellen für Qualifikation, Vendor Ratings und Risikoanalyse verbunden, macht diese Prozesse einfacher und effizienter.
Seit dem ersten Release ist SQM 3.0© eine SAP-zertifizierte Lösung mit nativer Integration in die Systeme SAP ECC und SRM. Sie ergänzt die in Unternehmen vorhandenen Informationen durch Informationen aus den wichtigsten externen Datenbanken, die zur Unterstützung einer konstanten und umfassenden Analyse des Lieferantenrisikos in regelmäßigen Abständen heruntergeladen werden.
Modularität, Skalierbarkeit und Integration: Eine umfassende Lösung, die den verschiedensten geschäftlichen Anforderungen gerecht wird. Die neue Suite SQM 3.0© bietet vier skalierbare, integrierte und separat erhältliche Komponenten:
Mithilfe dieser Grundkomponente des Produkts lassen sich folgende Phasen vollständig verwalten:
Das implementierte Modell beleuchtet in der Qualifikationsphase verschiedene Anforderungen an den Lieferanten - qualitative, technische sowie kommerzielle Aspekte und nicht zuletzt auch die globale Nachhaltigkeit. Dabei kann der Buyer zwischen zwei Verfahren für die Qualifikation wählen:
Für die neue Version SQM 3.0© wurde das Qualifikationsmodell, das bisher nur auf technisch-qualitativen und wirtschaftlichen Aspekten des Lieferanten beruhte, vollständig überarbeitet.
SQM 3.0© führt ein Modell nach den Parametern des Vendor Managements ein, das über eine Baum-Struktur mit vier aufeinander aufbauenden Detailstufen dem Buyer eine komplette und nach verschiedenen Warenkategorien differenzierte Analyse garantiert.
In der neuesten Version wurde die formelle Analyse der Lieferantenleistung komplett überarbeitet. Analog zum Qualifikationsmodell können mehrstufige Indikatoren aktiviert bzw. deaktiviert werden, je nach Lieferantenmerkmalen, Warenkategorien (bzw. Spezialisierungsklassen) sowie zu analysierenden Verträgen, sodass nicht nur ein einziger Wert pro Lieferant ausgegeben wird.
MANUELLE BEWERTUNGSKAMPAGNEN – unterstützt durch ein geführtes Verfahren mit automatischen Vorschlägen, Benennung der Prüfer und Zuweisung der Gewichtung in deren Bewertungsergebnis.
EREIGNISGESTEUERTE BEWERTUNGSKAMPAGNEN – automatisch aktiviert durch auslösende, sogenannte „Trigger-Ereignisse“, die in der Implementierungsphase konfiguriert wurden und später verändert werden können. Real-time Quantitative Data Mining – also die quantitative Bearbeitung in Echtzeit der aus den Modulen SAP QM, MM, FI und SRM entnommenen Daten sowie deren Umwandlung in quantitative Indikatoren zur Bewertung der Lieferantenleistung, wobei hier nach Warenkategorien, Leistungsumfang und jeweils geprüftem Vertrag unterschieden wird.
GEZIELTE UND MEHRDIMENSIONALE BEWERTUNG – des einzelnen Lieferanten oder des ausgewählten Clusters.
VERGLEICHENDE ANALYSE DER ERBRACHTEN LEISTUNG RICHTLINIE ZUR NUTZUNG DER ERGEBNISSE DES VENDOR RATING-VERFAHRENS – also deren Einfluss auf den Status der Lieferanten innerhalb des Systems, und zwar im „automatisierten“ wie auch im „geführten“ Verfahren.
Dank dieser Funktionen ist es möglich, den gesamten Prozess der Auftragsvergabe an Subunternehmen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu verwalten. Durch diese Komponente, die den im Rahmen der Untervergabe tätigen Lieferanten des Unternehmens zur Verfügung gestellt wird, kann die Einkaufsabteilung eines Unternehmens das gesamte Genehmigungsverfahren sowie das anschließende operative Verfahren komplett überwachen und den Lieferanten zu einem strukturierten Workflow verpflichten, der allen gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Untervergabe bis hin zur Begleichung der Rechnungen an den Unterauftragnehmer entspricht.
Dieses Modul ermöglicht:
Diese Funktionen unterstützen eine effiziente Verwaltung sowie die Kontrolle der gesamten Dokumentation. So kann ein Unternehmen, das einen Subunternehmer/Unterauftragnehmer beauftragen möchte, die Untervergabeanfrage erst dann erstellen, wenn die gesetzlich erforderlichen Unterlagen eingetragen wurden.
Darüber hinaus lassen sich über die Untervergabeanfragen die für jeden Vertrag angefallenen Beträge verfolgen. Falls die Summe der für einen einzelnen Vertrag veranschlagten Beträge den genehmigten Betrag übersteigt, kann die Anfrage nicht genehmigt werden.
Außerdem lässt es sich über dieses Modul überprüfen, ob die Subunternehmer Rechnungen an den Lieferanten ausgestellt haben (Empfänger des Kaufauftrags) und ob dieser die Rechnungen bezahlt hat.
Dieses in der Suite SQM 3.0© angebotene neue Modul soll den Wert eines Unternehmens schützen und steigern, indem das Ziel der Minderung des Lieferantenrisikos unterstützt wird. Dies geschieht durch Bereitstellung eines methodischen Rahmens, der durch ein umfassendes Verständnis aller Abläufe eine einheitliche und kontrollierte Umsetzung aller zukünftigen Tätigkeiten, die Verbesserung der Entscheidungsprozesse sowie die Planung und Schaffung von Prioritäten ermöglicht.
Die Komponente RQM ist eine Risk-Analysis-Anwendung auf der Basis der Kralijc-Matrix, die in der Lage ist, strategische und/oder korrektive Maßnahmen in Bezug auf technische, kommerzielle, administrative, wirtschaftliche, umwelt- und geopolitische Kriterien in Echtzeit vorzuschlagen. RQM stellt dem Nutzer ein Dashboard von KRIs zur Verfügung, das in Echtzeit eine allgemeine oder auch gezielte aktuelle Übersicht (entsprechend der für die selektive Suche ausgewählten Filterkombination) über die Risikostufe in Bezug auf den eigenen Beschaffungsmarkt liefert.
Diese Indikatoren sollen aufzeigen, in welchem Maße ein bestimmter Lieferant, eine bestimmte Ressource oder auch ein bestimmter Markt verschiedenen Risikoarten unterliegen kann, und wie sich diese Risiken auf die Effizienz und die Kontinuität der vom Buyer-Unternehmen durchgeführten Tätigkeiten auswirken können.
Bei Zugriff auf das Profil des Lieferanten können verschiedene Risikoklassen abgefragt werden, wobei sich jede Risikoklasse in verschiedene Produktkategorien unterteilen lässt:
Jeder Klasse entspricht ein Indikator, der die Risikostufe sowie die entsprechende Auswirkung auf eine eventuelle Lieferung angibt.
Das Produkt kann jedem Lieferanten einen zusammenfassenden Risikoindikator zuweisen, der automatisch vom System anhand einer Zusammenfassung der einzelnen Teilrisiken generiert wird. Außerdem kann mit dem System auch eine Vergleichsanalyse der verschiedenen Lieferanten anhand der oben genannten RQM-Indikatoren durchgeführt werden.