La Intranet aziendale si è evoluta: non è più solo un luogo dove reperire informazioni. Oggi è uno spazio adibito alla collaborazione, non solo di notizie e dati ma soprattutto di idee e proposte. Viviamo in un momento storico in cui le modalità di interazione, nella nostra sfera personale, trainate dalla tecnologia e dalla digitalizzazione, si modificano con estrema facilità. Allo stesso modo assistiamo ad un ripensamento di processi e strumenti in ottica "dipendente-centrica" con l'obiettivo di migliorare l'esperienza lavorativa.
LE PERSONE AL CENTROPer una realtà come Generali Investments, presente in otto Paesi, semplificare i processi di comunicazione e stimolare il senso di appartenenza rappresentano fattori di successo indispensabili. Come anticipa "Value our people", uno dei valori del Gruppo, Generali ha sviluppato la Generali People Strategy per valorizzare le risorse più preziose: le persone che ne fanno parte. L'Ufficio Comunicazione Interna, responsabile delle attività di informazione e aggiornamento, ha richiesto il supporto di TamTamy Reply per mettere a punto una nuova struttura Intranet in grado di adattarsi alle esigenze di comunicazione e collaborazione dei dipendenti e ottimizzare le attività del team redazionale.
Le piattaforme Intranet precedentemente adibite a ospitare le informazioni costituivano un universo frammentato e non rappresentavano lo strumento più idoneo per coinvolgere dipendenti appartenenti a company e country diverse tra loro. La comunicazione era unicamente unidirezionale e non erano previsti spazi adibiti alla collaborazione. Se da una parte risultava evidente la necessità di favorire la comunicazione interna, sia da un punto di vista più "corporate" che da quello meno formale tra i dipendenti, dall'altro emergeva l'esigenza di modalità di pubblicazione e gestione dei contenuti immediate e funzionali al team di redazione. Ulteriori elementi indispensabili per il raggiungimento dell'efficacia divulgativa, richiesti dal cliente, erano rappresentati dalla realizzazione di un sistema di notifiche direttamente connesso alle attività di pubblicazione e interazione sulla piattaforma e dall'abilitazione di funzionalità a supporto di modalità di collaborazione in ottica Smart Working. L'obiettivo era chiaro: compiere un re-platforming complessivo delle attuali Intranet, integrandole su un'unica piattaforma CMS in grado di rispondere alle esigenze comunicative del Gruppo connettendo i dipendenti dai nuovi uffici di Milano fino alle sedi asiatiche.
LA SOLUZIONEPer centrare l'obiettivo, TamTamy Reply ha supportato Generali Investments nella progettazione e lancio di una Intranet completamente nuova e reattiva, potenziata da TamTamyTM, che tiene conto della crescente importanza dell'employee experience. La proposta grafica e creativa, in armonia con la brand identity, conferisce evidenza al contenuto attraverso un layout fresco e dinamico. Il portale, fortemente user-centered, consente una navigazione semplice e immediata e l'architettura complessiva è stata progettata per favorire una consultazione veloce e a prova di smartphone, riscontrabile da un aumento del 230% degli accessi da mobile nei primi mesi di adozione della piattaforma. Il design del sito è stato realizzato curando con particolare attenzione la user experience e la valorizzazione di dinamiche sociali e collaborative. I dipendenti, per la prima volta, possono contribuire commentando i contenuti ed esprimendo il proprio apprezzamento in una delle dieci community dedicate alla collaborazione e all'interazione. Le azioni che ogni utente compie sulla piattaforma, relative al numero di contenuti e commenti pubblicati e al numero di like distribuiti, e i badge collezionati in occasione di particolari iniziative, sono visibili sulla pagina personale. Quest'ultima, oltre alle attività effettuate all'interno della community, contiene le informazioni corporate come l'indirizzo email e il dipartimento e quelle personali tra cui le skills che possono essere inserite in autonomia per categorizzare la propria expertise. In parallelo, il team di comunicazione interna, grazie all'opportunità di distribuzione dei contenuti, ha provveduto alla creazione di quattro gruppi editoriali che, gestendo in autonomia la propria area di competenza, alleggeriscono e ottimizzano il lavoro del team redazionale con una notevole riduzione dei tempi di pubblicazione ed editing (pari al 90% in meno rispetto alla precedente piattaforma).
TamTamy Reply ha affiancato il cliente durante tutte le fasi progettuali: a partire dall'analisi dei requisiti aziendali, al design grafico dell'interfaccia, alle attività di content inventory e successiva migrazione fino alla gestione dell'implementazione su piattaforma delle iniziative Hackathon. Quattro community, risultato della co-progettazione con i dipendenti, disegnate come spazi pubblici virtuali destinate all'interazione tra dipendenti e dedicate a tematiche verticali: idea generation, individuazione di talenti, comunicazione e engagement, rewarding. Nello specifico TamTamy Reply ha supportato il team di Generali Investments nella realizzazione e messa a punto del processo di Idea Generation suggerendo un concorso online in cui i dipendenti possono proporre idee innovative o progetti già svolti. Le idee pervenute passano attraverso una fase di votazione da parte della community e il vincitore, selezionato tra i progetti finalisti, ha la possibilità di essere affiancato da un mentor per sviluppare la propria idea.
RISULTATI E PASSI SUCCESSIVIOltre alla realizzazione e al rilascio in produzione della nuova piattaforma nell'arco di 19 mesi, TamTamy Reply collabora attualmente con i referenti di progetto attraverso attività di formazione digitale e supporto alle attività di community management al fine di fare emergere al meglio le potenzialità dello strumento. È inoltre in fase di avvio la migrazione di altre due piattaforme del Gruppo all'interno di InSite e il rilascio di nuove funzionalità dedicate a migliorare e incentivare la collaborazione.
GENERALI INVESTMENTSGenerali Investments Europe è lo specialista degli investimenti del Gruppo Generali, una delle più grandi compagnie assicurative del mondo e uno dei principali gestori patrimoniali in Europa. Generali Investments raggruppa le principali società del Gruppo Generali facendo leva su competenze mirate per creare e condividere valore duraturo per i clienti all'interno e all'esterno del Gruppo. Oltre 455 mln di euro attivi in gestione, che includono gli attivi del Gruppo Generali e di clienti esterni al Gruppo.