La trasformazione digitale sta influendo sugli strumenti che utilizziamo ogni giorno. Nelle nostre case, nelle nostre auto e alle nostre scrivanie sperimentiamo nuove tecnologie con l’obiettivo di ottenere risultati migliori e in tempi più brevi. Quella digitale è una trasformazione che sta modificando il nostro approccio alla produttività e alla gestione del tempo. La dinamica del lavoro si è evoluta e l’orizzonte del “dove e quando” è sempre più flessibile.
Really: il nuovo Digital Workplace di Reale Group, nasce come progetto a supporto del nuovo modo di lavorare, di una nuova concezione della collaborazione e della produttività.
Primo requisito: integrare le 8 Intranet in uso in azienda (una per company) e Fabbrica Futuro - la piattaforma di enterprise social network sviluppata da TamTamy Reply nel 2015 - in un Digital Workplace accessibile dai dipendenti del Gruppo, dall’Italia alla Spagna fino al Cile.
I Digital Workplace non sono tutti uguali e non esiste una formula univoca e standardizzata in grado di adattarsi ad ogni ecosistema organizzativo. Per creare un ambiente di lavoro, che realmente migliori l’esperienza lavorativa, è necessario sperimentare un mix appropriato, bilanciando le esigenze dell’organizzazione con le caratteristiche specifiche della popolazione aziendale. La componente umana è il fulcro attorno a cui deve ruotare l’intero ecosistema. TamTamy Reply e Bitmama hanno lavorato insieme per definire un set di attività finalizzate alla conoscenza della popolazione di riferimento coinvolgendo utenti e business stakeholder per dare il proprio apporto e permettere la comprensione di esigenze e informazioni in ottica di employee experience.
Interviste, workshop strategici, user personas hanno offerto un vero e proprio “termometro” di ciò che accade in azienda favorendo scambi di opinioni e feedback e offrendo una base di partenza per implementare funzionalità e strumenti cuciti in modo sartoriale sulle esigenze specifiche. Survey, tree testing e contest online hanno avuto il compito di convalidare le soluzioni proposte e confermare la direzione intrapresa. Oltre 300 ore di co-design con i dipendenti nell’arco di 9 mesi e un unico obiettivo: creare una piattaforma in grado di offrire valore e vantaggi sia per l’intero business che per ogni dipendente.
Anche la selezione del nome ha visto il coinvolgimento della popolazione aziendale. Dopo la pubblicazione del naming contest sulla piattaforma di crowdsourcing Starbytes, i dipendenti sono stati invitati ad esprimere le loro preferenze tra un ventaglio di nomi finalisti.
Analizzando le evidenze emerse a conclusione della fase di Discovery è stato possibile individuare i 4 pillar principali che hanno guidato il design e l’implementazione del nuovo Digital Workplace:
Really è un Digital Workplace multi-country per tutti i dipendenti del Gruppo. Il layout della piattaforma permette, ad ogni Paese (Italia, Spagna e Cile), di costruire una home page personalizzata e di ottimizzare le voci di menù di primo livello sulla base delle necessità. Le opzioni di condivisione assicurano inoltre la profilazione dei contenuti sulla base della tipologia di utente(società, country, ruolo o tipologia di contratto).
Really è accessibile, ovunque e da qualunque dispositivo, senza necessità di essere in VPN o sotto rete aziendale. I dipendenti possono accedere in mobilità e in smart working, trovando ciò di cui hanno bisogno dentro e fuori l’azienda: news, eventi, contenuti istituzionali, policy, documenti prodotti dalle aree di business e accesso agli oltre 600 tool aziendali.
Really dispone di un social wall su cui tutti i dipendenti possono condividere post e sondaggi incentivando la comunicazione in azienda. Ogni dipendente ha la possibilità di creare community dedicate ai singoli uffici, ad iniziative, interessi e progetti a lungo termine invitando altri membri a prenderne parte. Aree dedicate al supporto agevolano dinamiche di mentoring e richieste di pronto intervento su temi relativi alla piattaforma e su tips&tricks dedicati ai principali applicativi mentre la comunicazione informale trova lo spazio adatto nella sezione che ospita la bacheca, il mercatino e la condivisione di esperienze personali.
Really è anche uno spazio di lavoro personalizzabile sulla base delle attività quotidiane più frequenti. Un widget in primo piano consente la visualizzazione di 10 tool e link scelti dall’utente minimizzando i click necessari per raggiungere gli applicativi di uso quotidiano.Un box in home page rende visibili i contenuti profilati per ogni singolo utente sulla base delle attività nelle community di cui fa parte. Ogni utente ha inoltre la possibilità di personalizzare le modalità di ricezione degli aggiornamenti configurando differenti tipologie di notifiche su web e/o mail in modo da essere aggiornato in real time sugli argomenti di interesse e sulle novità pubblicate in piattaforma.
Su Really oltre 200 utenti sono abilitati alla pubblicazione di contenuti istituzionali tra pagine, documenti, news, comunicati stampa ed eventi. In seguito ad un’attività di co-progettazione con i referenti, con l’obiettivo di identificare il layout adatto alle esigenze delle singole aree, gli utenti abilitati sono stati invitati a prendere parte alle sessioni di training. I referenti possono oggi pubblicare in autonomia all’interno dell’area di competenza senza la necessità di coinvolgere il team IT o la comunicazione interna.
TamTamy Reply ha affiancato il cliente durante tutte le fasi progettuali: a partire dall’analisi, al design delle funzionalità, alla progettazione della modalità di interazione dell’utente e delle aree, all’implementazione di nuove funzionalità e workflow, fino alla formazione degli oltre 200 editori abilitati alla pubblicazione dei contenuti istituzionali.