Le modalità operative attraverso le quali le aziende gestiscono i processi di approvvigionamento stanno subendo in questi ultimi anni una radicale trasformazione che oltre ad essere legata alle grandi opportunità della Digital transformation, vogliono anche trarre il massimo profitto dall’emergente fenomeno della globalizzazione dei mercati di fornitura. Questa rivoluzione, che non impatta solo le grandi aziende, comporta la necessità di riuscire ad identificare - in un contesto vasto e volubile - le migliori possibilità di fornitura disponibili, in termini di affidabilità, qualità, sostenibilità e costo con una crescente attenzione verso l’analisi preventiva del rischio fornitore. Tale complessità è inoltre amplificata, sul mercato italiano, dalle complesse normative di legge riguardanti i processi di acquisto, gli appalti ed i subappalti che molto spesso richiedono investimenti importanti in continuous learning ed adeguamenti software per non incorrere in sanzioni che possono comportare anche ripercussioni legali.
La nuova suite SQM 3.0© (Supplier Qualification Management) combina fra loro quattro componenti scalabili ed integrate. L’elevato livello di adattabilità dei processi e delle procedure, consente di supportare al meglio le esigenze funzionali ed operative di aziende operanti in molteplici industries differenti fra loro, sia in ambito pubblico che privato. L’ultima versione SQM 3.0© vuole offrire alle aziende uno strumento end-to-end basato sui più recenti modelli di Vendor Management identificati da Syskoplan Reply in collaborazione con i più prestigiosi team di Ricerca Universitaria presenti in Italia in tale settore.
Non ultima, la crescente sensibilità delle aziende relativamente alla responsabilità sociale: la sostenibilità in tutte le sue forme economiche, produttive, etiche, sociali ed ambientali, che, unite alla volontà di trasparenza dei comportamenti, introducono la necessità di nuovi strumenti operativi per il Vendor Management che non si limitino ad un semplice supporto operativo, ma che, oltre a possedere una forte localizzazione alle normative di legge, contengano al loro interno anche strumenti di analisi decisionale in ambito di Procurement e Purchasing Management. Una gestione strutturata e condivisa della relazione con i fornitori è infine una garanzia di tracciabilità e trasparenza.
Presidiare le informazioni del proprio Parco Fornitori – sia effettivi sia potenziali – rappresenta oggi una condizione imprescindibile per chi deve prendere decisioni di acquisto. Le informazioni che sono in possesso delle aziende devono essere integrate con quelle provenienti dalle banche dati esterne e successivamente valutate su parametri oggettivi che sono alimentati anche da informazioni interne al sistema sull’operatività del fornitore. Un lavoro enorme, che la tecnologia può rendere meno gravoso e più efficace se quest’ultima risulta internamente cablata con dei modelli di Vendor Rating ed Analisi del Rischio, frutto di anni di ricerca universitaria delle più prestigiose università italiane in materia di Procurement.
Sin dalla sua prima release, SQM© è una soluzione certificata SAP, nativamente integrata con i sistemi SAP ECC ed SRM, ed integra le informazioni presenti in azienda con quelle provenienti dalle principali banche dati esterne dalle quali effettua download a schedulazione periodica a supporto di una costante e complessa analisi del rischio fornitore.
Modularità, scalabilità ed integrazione. una soluzione composite per incontrare esigenze di business eterogenee. La suite SQM 3.0© si presenta con quattro componenti scalabili, integrate ed acquistabili separatamente:
Questa componente base del prodotto permette di gestire per intero le fasi di:
Il modello implementato affronta nella fase di qualifica diversi aspetti del fornitore; qualitativi, tecnici, commerciali, e non ultima la sua sostenibilità globale concedendo al buyer anche la possibilità di scegliere fra due procedure da applicare nell’iter di qualificazione:
La nuova versione SQM 3.0©rivisita completamente il modello di qualificazione che prima era basato esclusivamente sugli aspetti tecnico-qualitativi ed economici del fornitore.
SQM 3.0© introduce un modello ad indici di Vendor Management che attraverso una struttura ad albero a quattro livelli progressivi di dettaglio permette di garantire al Buyer un’analisi completa e differenziata per categorie merceologiche.
Nell’ultima versione viene completamente rivista anche l’analisi formale della performance erogata dal fornitore che, analogamente a quanto fatto sul modello di qualificazione, si fonda su una struttura di indicatori multilivello i quali possono essere attivati o inibiti a seconda delle specificità dei fornitori, categorie merceologiche (ovvero classi di specializzazione) e contratti oggetto d’analisi, piuttosto che epilogare esclusivamente in un valore unico per fornitore.
CAMPAGNE DI VALUTAZIONE MANUALI – supportate da una procedura guidata di suggerimento automatico, nomina dei valutatori ed assegnazione dei pesi agli esiti delle loro valutazioni.
CAMPAGNE DI VALUTAZIONE EVENT-DRIVEN – attivate in automatico da eventi ‘trigger’, configurabili in fase di implementazione e modificabili in seguito. Real-time Quantitative data mining – ovvero elaborazione quantitativa in tempo reale dei dati estratti dai moduli SAP QM, MM, FI, SRM e riconversione degli stessi in indicatori quantitativi di misurazione della performance del fornitore, discriminando per categoria merceologica, dimensione di performance e contratto specifico oggetto di monitoraggio.
VALUTAZIONE MIRATA E MULTIDIMENSIONALE – sul singolo fornitore o cluster selezionato.
ANALISI COMPARATIVA DELLA PERFORMANCE EROGATA POLICY DI UTILIZZO DEI RISULTATI DEL PROCESSO DI VENDOR RATING - ovvero impatto degli stessi sullo status dei fornitori all’ interno del sistema, nelle modalità ‘’automatica’’ o ‘’procedura guidata’’.
Grazie a questa funzionalità è possibile gestire l’intero processo di subappalto secondo le vigenti normative di legge. Questa componente, che viene messa a disposizione dei fornitori dell’azienda che utilizzano il subappalto, permette alla funzione acquisti di un’azienda l’intero controllo dell’iter di approvazione e del successivo processo operativo obbligando il fornitore ad un workflow strutturato che adempie a tutti gli obblighi di legge in materia di subappalto sino al pagamento delle fatture verso i subappaltati.
Il modulo consente di:
Tali funzionalità supportano una gestione efficace ed un controllo di tutto il pacchetto documentale; nel dettaglio, l’impresa che intende usufruire di un subappaltatore/subfornitore non potrà creare la richiesta di Subappalto finché non avrà inserito la documentazione necessaria prevista dalle normative vigenti.
Inoltre, tramite le Richieste di Subappalto si può tener traccia degli importi subappaltati per ciascun contratto; in caso la somma degli importi richiesti su un singolo contratto superi quello consentito la richiesta non potrà andare a buon fine.
Tramite questo modulo è possibile inoltre verificare che i subappaltatori abbiano emesso fattura verso il fornitore (intestatario dell’ordine di acquisto) e che quest’ultimo abbia svolto il pagamento.
Con questo nuovo modulo presente nella suite SQM 3.0© ©, si vuole proteggere ed incrementare il valore dell’azienda sostenendo gli obiettivi di mitigazione del rischio fornitore attraverso la predisposizione di un quadro metodologico che consenta uno svolgimento coerente e controllato di ogni futura attività, il miglioramento del processo decisionale, la pianificazione e creazione di priorità, attraverso una comprensione esauriente e controllata dell’attività stessa.
La componente RQM è un applicativo di Risk Analysis basato sulla Matrice di Kralijc in grado di suggerire interventi strategici e/o correttivi in tempo reale relativamente ad indici di tipo Tecnico-Commerciale-Amministrativo-Economico-Ambientale-Geopolitico. RQM mette a disposizione dell’utente un cruscotto di KRIs che in tempo reale fornisce un’istantanea sia generale che mirata (a seconda della combinazione dei filtri di ricerca selezionata) del livello di rischio pertinente il proprio mercato di approvvigionamento.
Tali indicatori mirano ad evidenziare in quale misura un determinato fornitore, risorsa o mercato possano essere soggetti a diverse tipologie di rischio e quale può essere l’impatto di tali rischi sull’efficienza e continuità delle attività svolte dall’azienda buyer.
Accedendo al profilo del fornitore, potranno essere consultate le diverse classi di rischio, ognuna delle quali discriminata per categoria prodotto:
A ciascuna classe di rischio corrisponderà un indicatore, che riassumerà il livello correlato ed il relativo impatto su un’eventuale fornitura
Il prodotto permette di assegnare a ciascun fornitore un indicatore riepilogativo di Rischio generato in automatico dal sistema sulla base dell’impatto complessivo dei rischi parziali. Il sistema permette infine di effettuare un’analisi comparativa su vari fornitori prendendo in oggetto uno degli indici RQM sopra citati.