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Uno dei compiti più importanti svolti dai rappresentanti dei produttori quando visitano un negozio o punto vendita, ad esempio un supermercato, è quello di raccogliere diverse informazioni sulla situazione degli scaffali. Le informazioni importanti sulla distribuzione dei prodotti, il loro posizionamento sullo scaffale, i diversi casi di esaurimento scorte, i prezzi esposti e le informazioni sui prodotti concorrenti sono attualmente raccolte dal rappresentante su un tablet o su un laptop. Queste informazioni vengono successivamente trasferite al back office in via elettronica con finalità di analisi e ottimizzazione, ed infine arrivano al Key Account Management e al Category Management. Nei sistemi utilizzati attualmente, i rappresentanti utilizzano una matrice con un ordine di sequenza impostato dal back office che mostra il prodotto ed i risultati dell’ultima ispezione. Il Category Management fornisce al personale addetto alle vendite un planogramma, una rappresentazione visiva di come i prodotti dovrebbero essere posizionati sullo scaffale. Il rappresentante passa lungo lo scaffale con il suo laptop o tablet, controlla la situazione e registra manualmente nell’applicazione i cambiamenti intervenuti dalla sua ultima visita.
Tuttavia un problema comune è che la sequenza pre-ordinata corrisponde di rado alla direzione in cui si muove il rappresentante, in questo modo l’acquisizione dei dati viene ostacolata dal frequente scorrimento della schermata nell’applicazione. Per di più, se il rappresentante sta usando un laptop, inserire le informazioni utilizzando la tastiera e trovare uno spazio dove appoggiare il dispositivo crea ulteriori problemi. In aggiunta, non è possibile fare direttamente sul posto una valutazione dei cambiamenti riscontrati. Dal momento che il rappresentante durante la sua visita al punto vendita non ha molto tempo a disposizione per ispezionare tutti gli scaffali, un'acquisizione efficiente dei dati semplificherebbe notevolmente il lavoro. Lo scopo è quello di trovare un’applicazione per l’ispezione degli scaffali che i rappresentanti possano usare facilmente sul posto e che minimizzi lo sforzo richiesto per la registrazione dello status quo.
L'app Android sviluppata da 4brands Reply e Triplesense Reply per gli Smart Glasses permette ai rappresentanti di acquisire direttamente le informazioni richieste e lo stato dello scaffale con il risultato che la complicata gestione dell’hardware, come pure la necessità di scorrere la schermata per trovare i diversi prodotti, diventano superflue. Sulla base dell’ultima ispezione effettuata, gli Smart Glasses mostrano al rappresentante i prodotti, seguendo la sua direzione di movimento, oltre ai prezzi registrati durante la sua ultima visita.
Laddove il prodotto e il prezzo prefissato corrispondono allo stock corrente, l’impiegato conferma i dati con un lieve cenno del capo o con uno scorrimento sul touchpad degli occhiali. Se un valore è cambiato, i parametri da prendere in considerazione possono essere modificati facilmente: basta infatti pronunciare un comando vocale o scorrere in avanti/indietro per aumentare/diminuire il valore o cambiare lo status. Se il rappresentante scopre un nuovo prodotto sullo scaffale, può scannerizzarne il codice a barre servendosi degli Smart Glasses e salvare l’informazione richiesta nell’applicazione.
Una volta che il rappresentante ha completato l’iter dell’ispezione può immediatamente visualizzare i cambiamenti: per poterlo fare gli Smart Glasses devono essere sincronizzati con il tablet. Il "realogram", una rappresentazione in tempo reale, mostra una valutazione complessiva e tutte le differenze rispetto al planogramma. In questo modo il rappresentante può discutere le eventuali anomalie con il responsabile del punto vendita già durante la visita e consigliare misure di ottimizzazione attuabili in tempi brevi.
Tutti i dati del prodotto sono disponibili nel SAP Cloud for Customer e vengono sincronizzati con gli Smart Glasses via Bluetooth, sia prima sia dopo la visita al punto vendita, utilizzando l’app addizionale per tablet. Tuttavia, l’ispezione vera e propria dello scaffale del punto vendita avviene offline dal momento che non sempre può essere garantita una connessione Internet continuativa.
Il processo di ispezione dello scaffale da parte dei rappresentanti viene sensibilmente semplificato e accelerato: hanno le mani libere ed una visione dei prodotti nella giusta sequenza. In questo modo risparmiano tempo e traggono vantaggio dalle informazioni raccolte durante la visita. Questo rende il processo più affidabile rispetto a quello attualmente in uso, in quanto possono identificare più facilmente anomalie sullo scaffale e discuterne immediatamente con il responsabile del punto vendita. Inoltre, le analisi a posteriori – effettuate dal Key Account Manager e dal Category Manager sulla scorta dei dati raccolti – diventano più affidabili. Grazie alle misure immediate suggerite dai rappresentanti e ai dati più affidabili nel Category Management si verifica un incremento delle vendite nel punto vendita e nella categoria di riferimento.